5 Cara Pilih Aplikasi untuk Absensi yang Cocok Sesuai Kebutuhan Perusahaan

Mobimoto.com - Penggunaan aplikasi untuk absensi semakin mumpuni dan terus berkembang mulai banyak perusahaan yang menggunakan absensi berbasis online untuk memastikan kehadiran karyawannya tercatat rapi dan efisien.

Absensi untuk karyawan adalah sebuah data yang menunjukkan kehadiran karyawan dalam sebuah perusahaan selama hari kerja. Tujuannya adalah sebagai bahan penilaian produktivitas dan kinerja karyawan serta sebagai bahan dasar pemberian kompensasi.

Sistem ini merupakan salah satu sistem yang mencatat kehadiran karyawan berdasarkan syarat dan ketentuan yang telah diatur oleh perusahaan itu sendiri. Sebuah data yang dihasilkan dari sistem seperti ini akan menampilkan informasi sebagai berikut:

• Waktu datang dan pulang karyawan
• Waktu terlambat karyawan
• Data Izin/Cuti
• Dan berbagai fitur seperti remote working

Aplikasi untuk absensi baru-baru ini bertransformasi secara digital layaknya layanan lain. Absensi manual memakan banyak waktu dan tools yang membuat divisi HRGA kewalahan dalam mengawasi integritas data yang tercatat.

Sampai akhirnya sistem tersebut bertransformasi secara digital karena perkembangan teknologi yang semakin akurat. Hal ini juga terjadi dalam perkembangan aplikasi untuk absensi karyawan.

Absensi Manual Menyulitkan Tim HRD

Sebagai Human Resources sebuah perusahaan, divisi ini diharapkan dapat membangun sebuah sistem yang dapat memberikan manfaat dalam banyak aspek, salah satunya yang berkaitan dengan data kehadiran karyawan.

Memiliki sistem absensi harian sangat penting, karena absen harian merekam dan memantau kehadiran karyawannya. Sistem menunjukkan sejumlah informasi seperti waktu kedatangan dan kepulangan dari kantor.

Faktor yang menentukan besaran gaji yang diterima karyawan adalah absensi harian mereka. Kalau tidak masuk kerja tanpa alasan yang jelas atau di luar cuti biasanya akan dikenakan pemotongan gaji. Dalam menerapkan aplikasi untuk absensi harian pasti menjadi tidak asing dengan masalah-masalah yang membuat pekerjaan jadi lebih merepotkan. Misalnya saja masalah ketidakhadiran karyawan.

Ketidakhadiran karyawan menghambat penyelesaian suatu pekerjaan. Efektivitas kerja tim juga menjadi rentan mengalami penurunan sebab pekerjaan dalam tim jadi terbengkalai. Karyawan yang memiliki etos kerja baik menerima lebih banyak pekerjaan akibat ketidakhadiran karyawan lainnya.

Selain itu juga akan disulitkan oleh cara absensi karyawan yang tidak efisien. Hal ini disebabkan oleh permasalahan pada sistem yang digunakan seperti hilangnya kertas absensi manual dan bermasalah pada sistem pemindaian Jika memakai absensi biometrik sidik jari.

Error pada aplikasi untuk absensi menghambat karyawan untuk mencatatkan kehadiran sehingga Tim harus menyediakan rencana cadangan untuk pengganti absensi saat hal tersebut terjadi. Hal ini akan merepotkan divisi saat merekap keseluruhan data kehadiran karyawan. Alih-alih menyebabkan karyawan senang saat gajian, kesalahan dalam mengelola data kehadiran akan menyebabkan salah hitung gaji yang dapat berakibat fatal.

Untuk itu, tim HRD harus menyadari betapa pentingnya kehadiran karyawan bagi perusahaan serta sangat diperlukan pembuatan kebijakan kehadiran secara lebih terperinci. Perusahaan harus memilih aplikasi untuk absensi harian yang lebih efektif untuk diterapkan pada perusahaan dan mampu memberikan kemudahan pengolahan data.

Definisi Absensi Karyawan?

Absensi sangat dibutuhkan oleh sebuah perusahaan karena membantu dalam memonitor kehadiran karyawan, untuk keperluan penggajian serta membuat pencatatan kehadiran lebih rapi.

Absensi karyawan memberikan data mengenai waktu kehadiran dan pulang karyawan selama hari kerja. HRD (human resource department) dapat mengetahui siapa saja karyawan yang terlambat, masuk tepat waktu, karyawan lembur, dan yang tidak masuk karena izin atau bolos. Dengan data tersebut, HRD lebih mudah menghitung data kehadiran untuk urusan penggajian karyawan.

Peranan Aplikasi untuk Absensi Harian Karyawan

Cara karyawan dalam menghargai waktu melalui kehadirannya menunjukkan tanggung jawab untuk perusahaan. Kegiatan monitoring karyawan terdengar tidak begitu diperlukan, asal mereka hadir dan melakukan pekerjaan. Padahal, memantau tanggung jawab karyawan sangat sulit dilakukan.

Tidak mudah memantau aktivitas karyawan terutama yang banyak melakukan aktivitas di luar kantor untuk bertemu klien khususnya di bagian pemasaran. Perusahaan tidak dapat mengetahui kapan celah yang bisa dimanfaatkan untuk bersantai pada jam kerja. Demi adanya hubungan kepercayaan yang baik antara perusahaan dan karyawan, pemilihan aplikasi untuk absensi harian untuk karyawan sangat penting dilakukan. Beberapa manfaat yang bisa didapatkan jika memilih sistem yang tepat yaitu :

• Memastikan perusahaan dijalankan dengan benar.
• Mengetahui produktivitas setiap karyawan.
• Melatih integritas karyawan agar disiplin dan taat peraturan saat bekerja.
• Memastikan gaji karyawan diberikan secara tepat waktu.

Ada beberapa pertimbangan dalam memilih sistem kehadiran untuk karyawan yang efektif bagi perusahaan seperti sistem yang mampu menjamin keamanan data, mempermudah perekapan data absensi, memiliki risiko error yang kecil, meminimalisir kecurangan, memonitoring aktivitas karyawan dan terlebih dapat diakses di manapun.

Jenis Aplikasi untuk Absensi Karyawan Harian

Percepatan perkembangan teknologi menjadikan aplikasi untuk absensi karyawan pun mengalami evolusi dari waktu ke waktu. Sudah banyak perusahaan meninggalkan cara manual terutama yang memiliki karyawan berjumlah ratusan. Berikut beberapa pilihan absensi yang telah ditetapkan di perusahaan, di antaranya:

• Absensi Ceklok

Jenis absensi ini merupakan sistem absen yang paling lawas dilakukan dengan cara memasukkan kartu khusus ke dalam mesin. Mesin akan secara otomatis mencatat jam masuk dan keluar karyawan pada kertas tersebut. Sistem ini memerlukan pengadaan banyak kertas dan rawan kecurangan, sehingga dinilai kurang efektif dari segi biaya dan keakuratan data.

Absensi manual dilakukan secara manual dengan bantuan kertas absensi karyawan lewat excel dan pena. Dari segi biaya penggunaan sistem ini lebih murah. Namun, jika perusahaan mempekerjakan banyak karyawan tidak akan efektif untuk diterapkan karena akan merepotkan dalam merekapnya. Resiko adanya “titip absen” dan kehilangan rekapan harian sangat rentan terjadi.

Absensi jenis ini juga dinamakan analog karena memang penAndawaktu kehadirannya berpaku pada jam analog. Cara ini sangat terkenal di generasi X saat masuk kerja. Sistem ini disebut juga absensi ceklok karena kartu absensi yang dimasukkan ke dalam slot mesin absen akan mengeluarkan bunyi “ceklok’.

• Absensi dengan Magnetic Card

Absensi jenis ini cukup populer digunakan menggunakan key card yang digesekkan atau di-scan dengan kode QR. Absensi ini untuk menjaga keamanan lingkungan kantor. Resiko sistem ini adalah kecurangan absensi dengan menitipkan kartu pada karyawan lain serta kemungkinan kehilangan kartu.

• Absensi Biometrik dengan Menggunakan Fingerprint dan Face Print

Absensi biometrik lebih praktis dan cepat digunakan. Teknologi ini mampu mengidentifikasi ciri biologis dan ciri kebiasaan unik karyawan contohnya sidik jari dan fitur wajah untuk diintegrasikan dengan perekaman kehadiran. Sistem seperti ini sewaktu-waktu mengalami error atau tidak bisa identifikasi karyawan dengan harga mesinnya yang cukup mahal.

Cara kerjanya dengan menempelkan salah satu jari yang telah terekam ke mesin fingerprint setelah memasukkan nomor ID karyawan. Data kehadiran akan secara otomatis tercatat pada sistem. Mesin absensi sidik jari memiliki kekurangan pada proses pendeteksian sidik jari karyawan. Mesin ini cenderung mengalami error atau mengalami proses lambat jika sidik jari yang sedang dideteksi dalam keadaan kotor, basah, atau berkeringat karena. Mesin absensi ini sangat sensitif.

• Absensi Via Online

Aplikasi absensi online semakin naik daun karena beragam kemudahan yang ditawarkan. Dengan mengadopsi teknologi terkini, aplikasi untuk absensi online dilakukan melalui masing-masing karyawan. Sistem ini sangat cocok digunakan pada perusahaan yang memiliki banyak karyawan lapangan dan atau yang memberlakukan sistem WFH/remote working.

Aplikasi untuk absensi online berperan sebagai employee self service system yang dilengkapi beragam fitur yang memungkinkan karyawan untuk mengakses informasi dan data pekerjaan mereka secara daring. Dalam sistem ini juga bisa mendapatkan rekapan kehadiran karyawan secara otomatis dan memiliki banyak waktu untuk tracking kinerja karyawan.

Cara Pilih Aplikasi untuk Absensi yang Cocok Sesuai Kebutuhan Perusahaan

Sistem untuk absensi otomatis bahkan online sudah mulai masuk ke banyak perusahaan. Karena ada beragam produk untuk absensi online, terkadang perusahaan bingung harus memilih sistem yang cocok untuk perusahaannya dan sesuai dengan kebutuhan jangka pendek maupun panjang. Berikut beberapa hal yang perlu dipertimbangkan saat memilih aplikasi untuk absensi karyawan untuk perusahaan Anda:

• Dari Segi Efisiensi Pengelolaan dan Kemudahan Akses

Sebuah sistem untuk absensi karyawan sebaiknya mampu meningkatkan efisiensi waktu pengelolaan dari sisi HRGA. Tim HRD terdiri dari lebih satu orang dan satu generasi dimana didalamnya terdapat orang yang bisa cepat memahami sistem baru, dan ada yang tidak. Operasional yang mudah akan membantu semua orang dalam tim. Sistem tersebut juga sebaiknya mudah diakses oleh karyawan dengan menggunakan perangkat terkini seperti dengan smartphone, internet, dan GPS.

• Keakuratan Data dan Integrasi Sistem

Tingkat akurasi data merupakan poin yang sangat penting bagi penyedia layanan sistem untuk absensi. Tujuan dari menggunakan absensi non-manual adalah agar data dapat direkapitulasi dengan tepat, karena data tersebut nantinya akan terhubung dengan data payroll. Pastikan sistem yang dipilih memiliki tingkat akurasi di atas standar sehingga data yang dihasilkan akurat.

• Keamanan Terjamin

Data absensi termasuk sebagai data confidential perusahaan karena terintegrasi dengan data pribadi karyawan dan payroll. Sangat penting bagi perusahaan untuk memastikan aplikasi untuk absensi yang digunakan agar bisa menjamin keamanan dan kerahasiaan data agar tidak mudah diakses oleh pihak yang tidak berkepentingan.

• Aplikasi Untuk Absensi Dapat Dengan Mudah Digunakan Semua Orang

Efisiensi data berhubungan dengan mudah atau tidaknya sistem tersebut diatur sesuai kebutuhan. Jika sudah dipasang sesuai kebutuhan dan kapasitas sebuah perusahaan, hal ini akan memudahkan admin dan karyawan dalam menggunakannya.

• Sesuai Budget

Memilih sistem untuk absensi yang akan digunakan perlu disesuaikan dengan budget perusahaan. Anggaran perusahaan tidak boleh membengkak hanya untuk pengelolaan absensi karyawannya, terlebih jika cara operasionalnya tidak sesuai dengan kapasitas pengguna. Penting bagi perusahaan untuk mencoba demo sebuah sistem sebelum benar-benar menggunakan layanan sistem untuk absensi karyawan.

Cara absen online memberikan para manajer dan HRD dapat mengontrol jam kerja dan absensi karyawan. Sangat banyak manfaat aplikasi absensi yang dapat dimiliki setiap perusahaan. Dalam pemilihan aplikasi untuk absensi yang tepat, Anda dapat menggunakan Talenta sebagai pihak yang membantu absen online dengan baik dan semakin kekinian.

Talenta memudahkan perusahaan dalam mengelola karyawan dari mulai absensi, perhitungan cuti dan lembur dan proses penggajian. Cari tahu kemudahan dan fitur yang diberikan Talenta melalui aplikasi aplikasi untuk absensi.